Assistant(e) de Formation F/H

Au sein de notre Centre des Métiers situé à Belleville, l'Assistant(e) de Formation est rattaché.e à la Responsable Formation. Il/elle participe directement au développement des compétences des salariés. Il/elle contribue à promouvoir l'image de notre établissement et à garantir la satisfaction de nos collaborateurs.

Missions principales :

1. Organisation et logistique de la formation :

- Coordination de la formation :

• Planification et suivi des sessions en lien avec les chargés de formation (création de session et clôture sur notre outil RH)
• Réservation des salles sur le planning et préparation des salles la veille / Affichage des plannings
• Mise à jour du catalogue de formation

- Gestion administrative / Mise à jour des bases de données et des outils de gestion

• Inscription des participants sur notre outil RH (en lien avec les chargés de formation)
• Suivi des absences en formation (prévenir le formateur et le manager / mise à jour sur l’outil RH)
• Enregistrement des factures et des notes de frais sur la plateforme de notre OPCO / mise à jour du tableau de suivi de la facturation en interne (en lien avec les chargés de formation – tableau Excel de suivi financier)
• Création des dossiers individuels de formation
• Archivage des dossiers 2 fois par an

- Logistique :

• Mettre en place l'organisation des pauses et des repas pour les stagiaires
• Assurer le suivi du règlement des notes de restaurant et saisir les factures sur notre outil de gestion IKOS
• Gérer la logistique du Centre de formation : signaler les pannes techniques et passer les commandes (matériel pédagogique, fournitures de bureau et consommables)

2. Relationnel et communication : 

• Accueil physique et téléphonique le matin
• Accueillir les participants, les formateurs externes
• Envoyer des informations aux participants (modifications du planning…), gérer les échanges par mail ou téléphone
• Gérer le courrier interne et externe

Missions ponctuelles :

Assurer ponctuellement l’assistanat du responsable formation :

• Conception et réalisation de présentation powerpoint dynamiques et visuellement attrayantes
• Rédaction de documents (bilans formation, cahier des charges, rapports)
• Gestion de la logistique évènementielle : séminaires, campus