Assistant(e) de Formation F/H
Date de création
17/10/2024
Type de contrat
CDD
Réf.
CH/DT/ADF/2410
Fonction
Secrétaire d'accueil
Localisation
75 - Paris
Expérience
1 à 3 ans
Définition du poste
Au sein de notre Centre des Métiers situé à Belleville, l'Assistant(e) de Formation est rattaché.e à la Responsable Formation. Il/elle participe directement au développement des compétences des salariés. Il/elle contribue à promouvoir l'image de notre établissement et à garantir la satisfaction de nos collaborateurs.
Missions principales :
- Organisation et logistique de la formation :
- Coordination de la formation :
- Planification et suivi des sessions en lien avec les chargés de formation (création de session et clôture sur notre outil RH)
- Réservation des salles sur le planning et préparation des salles la veille / Affichage des plannings
- Mise à jour du catalogue de formation
- Gestion administrative / Mise à jour des bases de données et des outils de gestion
- Inscription des participants sur notre outil RH (en lien avec les chargés de formation)
- Suivi des absences en formation (prévenir le formateur et le manager / mise à jour sur l’outil RH)
- Enregistrement des factures et des notes de frais sur la plateforme de notre OPCO / mise à jour du tableau de suivi de la facturation en interne (en lien avec les chargés de formation – tableau Excel de suivi financier)
- Création des dossiers individuels de formation
- Archivage des dossiers 2 fois par an
- Logistique :
- Mettre en place l'organisation des pauses et des repas pour les stagiaires
- Assurer le suivi du règlement des notes de restaurant et saisir les factures sur notre outil de gestion IKOS
- Gérer la logistique du Centre de formation : signaler les pannes techniques et passer les commandes (matériel pédagogique, fournitures de bureau et consommables)
2. Relationnel et communication :
- Accueil physique et téléphonique le matin
- Accueillir les participants, les formateurs externes
- Envoyer des informations aux participants (modifications du planning…), gérer les échanges par mail ou téléphone
- Gérer le courrier interne et externe
Missions ponctuelles :
Assurer ponctuellement l’assistanat du responsable formation :
- Conception et réalisation de présentation powerpoint dynamiques et visuellement attrayantes
- Rédaction de documents (bilans formation, cahier des charges, rapports)
- Gestion de la logistique évènementielle : séminaires, campus
Profil recherché
- BAC +2 / DUT/BTS RH
- 2 ans minimum d'expérience sur un poste similaire
Compétences techniques :
- Maitrise des outils bureautiques
- La connaissance du monde de la formation est un plus
Qualités requises :
- Sens de l'organisation, rigueur
- Sens du service
- Autonomie et proactivité
- Capacité à travailler en équipe
- Discrétion et gestion des priorités