Assistant de Direction - H/F

L'Assistant de direction assure le secrétariat d'un Directeur ainsi que la gestion administrative et matérielle de la direction. Il organise et coordonne, la transmission et la rédaction des informations du service et s’assure de la cohérence et de la présentation des informations et documents produits par la direction.

Missions principales :

• Gestion et planification : organiser l’agenda du Directeur en tenant compte des priorités. Gérer les appels, prendre les messages et/ou orienter son interlocuteur vers le bon destinataire.
• Organiser et planifier les réunions, en effectuer le compte-rendu.
• Transmettre les consignes du Directeur aux différentes équipes de la direction, s’assurer de la tenue des délais puis en centraliser les informations pour constituer les dossiers.
• Organisation et gestion de l’information : réceptionner le courrier, les parapheurs, mails et assurer le suivi et la traçabilité des documents (reporting), préparer les éléments de réponse. Assurer la bonne rédaction et la bonne mise en forme des correspondances du Directeur.
• Gestion des ressources humaines.
• Assurer la gestion matérielle et administrative de dossiers souvent complexes, impliquant plusieurs interlocuteurs, services ou directions (constitution physique des dossiers, classement, archivage, commande fourniture de bureau, traitement des factures IKOS, gérer les différentes plateformes de communication : boites dédiées).
• Prise en charge de dossiers : rédiger et/ou reproduire les documents dans les délais impartis, en créant la mise en forme la plus adaptée aux travaux demandés.
• Elaborer et mettre à jour des tableaux de bord mensuels de suivi d’activité.
• Gestion des bons de commande et des factures liées au lancement de marchés (via IKOS)