Assistant(e) de formation (H/F) - CDD

Au sein de notre Centre des Métiers situé dans le 19ème arrondissement de Paris, l'Assistant(e) de Formation, rattaché.e à la responsable formation travaille au sein d’une équipe de 10 personnes. Il/elle contribue à l’amélioration continue de la qualité des formations en garantissant la satisfaction de nos collaborateurs.

Missions principales :

Organisation et logistique de la formation :

- Coordination de la formation :

· Planification et suivi des sessions en lien avec les chargés de formation (création de session et clôture sur notre outil RH)

· Réservation des salles sur le planning et préparation des salles la veille

· Mise à jour du catalogue de formation

- Relationnel et communication :

· Accueil physique et téléphonique le matin et gérer les échanges par mail ou téléphone

· Accueillir les participants et les formateurs externes

· Informer les participants d’éventuels changements (modifications du planning…),

· Gérer le courrier interne et externe

- Logistique :

· Mettre en place l'organisation des pauses et des repas pour les stagiaires

· Assurer le suivi du règlement des notes de restaurant et saisir les factures sur notre outil de gestion

· Gérer la logistique du Centre de formation : signaler les pannes techniques et passer les commandes (matériel pédagogique, fournitures de bureau et consommables)

- Gestion administrative / Mise à jour des bases de données et des outils de gestion

· Inscription des participants sur notre outil RH (en lien avec les chargés de formation)

· Suivi des absences en formation (prévenir le formateur et le manager / mise à jour sur l’outil RH)

· Enregistrement des factures et des notes de frais sur la plateforme de notre OPCO / mise à jour du tableau de suivi de la facturation en interne (en lien avec les chargés de formation – tableau Excel de suivi financier)

· Création des dossiers individuels de formation

Participer ponctuellement aux temps forts de l’organisation :

· Conception et réalisation de présentation powerpoint

· Emailing

· Rédaction de documents (bilans formation, cahier des charges, rapports)

· Gestion de la logistique évènementielle : séminaires, campus