Assistant administratif & marchés - Maitrise d'ouvrage H/F

Date de création 12/09/2022
Type de contrat CDD
Réf. MB/DEA/AAMMD/2209
Fonction Assistant administratif et marchés
Localisation 75 - Paris
Expérience 3 à 5 ans

Définition du poste

Au sein de la direction de la Réhabilitation et sous la responsabilité du Chef de service, l’Assistant(e) administratif(ve) et marchés assiste une équipe de composée de Chargés d’opérations dans la réalisation de dossiers et courriers émis par le service, dans la gestion des plannings et relations professionnelles. Il/elle peut être amené(e) à organiser et coordonner la transmission et la rédaction d’informations et s’assure de la cohérence et de la présentation des informations et documents produits.

Les principales missions :

  • Assurer l’interface avec les autres services de Paris Habitat, les intervenants extérieurs ou les locataires sur toute question relevant de son secteur d’activité, en fonction des directives données.
  • Préparer et mettre en forme des dossiers de concours, d’appel d’offres et de marchés de travaux pour la partie administrative.
  • Gérer administrativement et matériellement les dossiers confiés : actes spéciaux de sous-traitance, gestion des réclamations, procès verbaux, OS exécutoires, avenants, procédures adaptées.
  • Effectuer les commandes sur Ikos.
  • Saisir les courriers, rapports, notes et tableaux de bord et suivi d’activité. Procéder au classement et à l’archivage des documents. Recueillir, trier, organiser et exploiter les informations concourant à la décision.
  • Assurer la permanence téléphonique, prise de messages, gestion des emplois du temps.
  • Assurer l’interface des collaborateurs du service en matière d’information et d’intendance générale.
  • Participer aux réunions de service, dans le but de s’informer de l’évolution des activités. A ce titre, rédige les comptes rendus.

Profil recherché

 

Bac +2 à 3 dans les domaines de la gestion immobilière, de la comptabilité, de l’assistanat ou niveau acquis par expérience.
3 à 5 ans d'expérience souhaitée dans le domaine.

  • S’organiser : méthode, rigueur, rapidité d’exécution, gestion des priorités, gestion des délais.
  • Saisir, rédiger et présenter des documents (courriers, notes, tableaux, rapports).
  • Maîtriser les outils bureautiques notamment Word, Excel, Powerpoint, la connaissance d’IKOS est un plus.
  • Communiquer et dialoguer avec des interlocuteurs internes et externes variés.
  • Être autonome et capable de prendre des initiatives.
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