Assistant projet - CDI H/F

Date de création 24/04/2024
Type de contrat CDI
Réf. LB/DMO2/APC/2404
Fonction Assistant administratif et marchés
Localisation 75 - Paris
Expérience 1 à 3 ans

Définition du poste

Au sein d’une direction opérationnelle de la Direction MOD et sous la responsabilité d’un chef de service, l’assistant(e) MOA :​ 

·       Appuie les chargés d’opérations et/ou chargés de programmes dans la gestion opérationnelle, administrative et financière de leurs opérations​ 

·       Appuie le chef de service dans la gestion du service. 

 

Missions principales

Appui auprès des chargés d’opérations et/ou chargés de programmes dans la gestion opérationnelle, administrative et financière de leurs opérations :​ 

Gestion opérationnelle : ​ 

  • Formalise les notes, dossiers et présentations pour les instances de pilotage et d’arbitrage (comités, jurys, revues de projet…)​
  • Gère des échanges avec les différentes parties prenantes, internes à Paris Habitat et externes (organisation de réunions, traitement des courriers…)​
  • Complète et actualise les outils de suivi de l’activité (création des fiches opération, tenue des plannings, mise à jour des indicateurs…) ​
  • Gère de la documentation physique et dématérialisée (classement et archivage des documents…)​

Gestion administrative : ​ 

  • Contribue à la préparation et au suivi des consultations, des marchés et des avenants​
  • Prépare des OS, des pièces des DGD, des PV​
  • Prépare et suit des demandes et déclarations administratives (PC, PD, DP, CU, déclaration d’ouverture de chantier…)​
  • Instruction et analyse des dossiers de déclaration de sous-traitance des différents partenaires. 

Gestion financière : ​ 

  • Prépare des commandes sur Ikos​
  • Contribue au suivi budgétaire des opérations  

Animation du service :​ 

  • Organise et participe aux réunions de service, rédige les comptes-rendus​
  • Met à jour des tableaux de suivi de l’activité du service​
  • Assure un rôle d’interface entre les collaborateurs du service en matière d’information et d’intendance. 

Profil recherché

  • BAC+2/3 dans le domaine de la gestion immobilière, la comptabilité ou l’assistanat . Ou 1 an d’expérience dans le domaine de la gestion immobilière, la comptabilité ou l’assistanat  
  • Bonnes connaissances sur les procédures de marchés publics, notions en comptabilité et en gestion.  
  • Capacités à hiérarchiser les priorités, à établir et entretenir des relations avec des interlocuteurs variés, bon relationnel.  
  • Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et les SI internes (Ikos)  
  • Rigueur et organisation.
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