Assistant service marché et commissions d'appels d'offres H/F

Au sein du service marchés, l’assistant(e) est rattaché(e) à la cheffe du service marchés et la responsable gestion des marchés. Il (elle) assure l’organisation et le secrétariat des Commissions d’Appel d’Offres, le secrétariat administratif et le suivi de l’activité du service.

Missions principales

Organisation et secrétariat des Commissions d’appel d’offres (CAO) 

• Planifier les séances, établir le rétroplanning des documents à soumettre à la CAO et réserver les salles.
• Planifier la présence des membres de la CAO, en interne et en externe.
• Gérer la préinscription des rapports CAO et rédiger l’ordre du jour.
• Veiller au respect des délais de visas des rapports CAO.
•  Convoquer l’Instance (Administrateurs, Concurrence, Directeurs, Elus…).
•  Constituer et envoyer les dossiers CAO.
•  Assurer le bon déroulement des séances.
•  Rédiger et diffuser les procès-verbaux.
• Actualiser l’outil de suivi (MAEL).

 Suivi de l’activité du service

• Mettre à jour et suivre les tableaux de bords du service (demande de motifs des candidats non retenus, contentieux, procédures collectives, base incident fournisseurs...etc.).
• Préparer la synthèse annuelle de l’activité du service pour le conseil d’administration.
•  Assurer l’enregistrement et le suivi des courriers du Bureau du Contrôle de Légalité, des demandes de motifs des entreprises non retenues, des procédures collectives, de la base incidents fournisseurs, et veiller au respect des délais de réponse.
• Assurer l’enregistrement des fiches de renseignements fournisseurs et assurer la mise à jour du référentiel fournisseurs.
• Etablir les fiches de recensement des marchés, avenants et sous-traitants.

 Secrétariat administratif

• Gestion du courrier (papier et électronique).
•        Secrétariat du chef de service (agenda, courriers, rédaction de notes et compte rendus).
• Frappe, relecture, correction et mise en forme de documents juridiques.
• Assurer le classement électronique et papier de son domaine d’activité.
• Gérer les habilitations des collaborateurs dans AWS.
• Gérer le stock et les besoins en fournitures.

 Archivage 

• Gérer les demandes de communication d’archives.
• Participer à l’archivage des actes de sous-traitance.